Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de Tratamiento de Datos Personales 1. Objeto y responsable del tratamiento La presente Política de Tratamiento de Datos Personales regula la recolección, el uso, el almacenamiento, la circulación y la supresión de los datos personales tratados por el responsable, en desarrollo de la plataforma Tasa Directa, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes. Responsable BitWave S.A.S. NIT 901.920.120-1 Plataforma Tasa Directa (www.tasadirecta.com) Domicilio Calle 6 Sur 32 A 132 int 701 Correo de contacto info@bitwaveco.com Canal de PQRS info@bitwaveco.com BitWave S.A.S. actúa como Responsable del tratamiento, pues decide las finalidades y los medios del tratamiento de los datos personales que recolecta a través de la Plataforma. 2. Definiciones Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Tratamiento: operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos. Responsable / Encargado: quien decide sobre el tratamiento / quien lo realiza por cuenta del responsable. 3. Ámbito y distinción empresa / persona natural La Plataforma trata dos tipos de información. Los datos de la empresa (persona jurídica) no constituyen datos personales protegidos por el régimen de Habeas Data. Los datos de personas naturales sí quedan amparados por esta Política y por la Ley 1581 de 2012. 3.1. Datos de la empresa (persona jurídica) — no personales Razón social, nombre comercial (opcional), NIT, tipo de sociedad (S.A.S., S.A., Ltda., persona natural u otra), sede principal, dirección exacta, ciudad, teléfono (opcional) y sitio web (opcional). 3.2. Datos de personas naturales — protegidos Correo electrónico de la cuenta (usuario de acceso). Representante legal: nombre completo, tipo de documento (C.C., C.E., pasaporte o NIT), número de documento, correo electrónico y celular. Persona de contacto: nombre completo, cargo (opcional), celular, correo electrónico y WhatsApp (opcional). Datos personales de terceros que puedan estar contenidos en los documentos de vinculación (por ejemplo, nombres e identificación de socios o accionistas en la composición accionaria). Metadatos de la aceptación de términos: dirección IP, identificador del navegador (user-agent), fecha y hora, y versión del documento aceptado. 4. Finalidades del tratamiento Verificar la identidad de la empresa y de sus representantes y la vigencia de su autorización ante la DIAN. Dar seguridad y confianza a los demás usuarios del marketplace. Operar la cuenta, la suscripción y la facturación asociada al NIT. Enviar comunicaciones transaccionales y notificaciones del servicio. Conservar evidencia de la aceptación de términos (trazabilidad legal). Atender consultas, reclamos y solicitudes de ejercicio de derechos, y cumplir obligaciones legales. 5. Datos sensibles y datos de menores La Plataforma no solicita datos sensibles ni datos de niñas, niños y adolescentes para su operación. En caso de que, excepcionalmente, un documento de vinculación contenga datos sensibles, no serán utilizados para finalidades distintas a la verificación y se aplicarán medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido. 6. Autorización del titular El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual se obtiene mediante aceptación digital (click-wrap) al momento de la vinculación, conforme a la Ley 527 de 1999. Cuando el Usuario aporta datos de terceros, declara contar con la autorización de dichas personas. La autorización y su versión quedan registradas de forma inmutable con la trazabilidad correspondiente. 7. Derechos de los titulares De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Solicitar prueba de la autorización otorgada. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos. Acceder de forma gratuita a sus datos. 8. Procedimiento para consultas y reclamos 8.1. Consultas El titular podrá consultar sus datos enviando su solicitud al canal de PQRS info@bitwaveco.com. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo; si no fuere posible, se informará al interesado antes del vencimiento, con los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales. 8.2. Reclamos Si el titular considera que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, podrá presentar un reclamo que será tramitado en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro del término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. 9. Encargados y transferencia / transmisión de datos La información es confidencial y no se comparte con terceros, salvo obligación legal o cuando resulte estrictamente necesario para operar el servicio. Para tal efecto, la Plataforma se apoya en proveedores que actúan como encargados o proveedores tecnológicos, entre ellos: Proveedor de correo transaccional (envío de notificaciones y confirmaciones). Procesador de pagos — Bold (gestión de cobros; la Plataforma no almacena datos de tarjetas). Infraestructura en la nube (alojamiento y almacenamiento seguro de la información). Con dichos proveedores se procurará la suscripción de los acuerdos de tratamiento que correspondan. Cuando un proveedor esté ubicado fuera de Colombia, se verificarán las condiciones de transferencia internacional exigidas por la normativa. 10. Medidas de seguridad La Plataforma adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos. Los documentos de vinculación (KYC) se almacenan en un repositorio privado con control de acceso por fila (RLS), y el acceso se restringe al personal autorizado. El registro de aceptaciones es inmutable y no puede editarse ni borrarse. 11. Conservación de los datos Los datos se conservarán mientras exista la relación con el Usuario y durante el plazo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales, contables, fiscales y probatorias exigibles en Colombia. Una vez terminada la relación y finalizados los términos de prescripción de las acciones pertinentes, los datos se suprimirán o anonimizarán de forma segura. 12. Vigencia y modificaciones Esta Política rige a partir de la fecha en que el Titular acepte la presente Política mediante el mecanismo de aceptación digital (click-wrap) dispuesto en la Plataforma. Las bases de datos se conservarán conforme a la sección 11. Cualquier cambio sustancial será informado a través de la Plataforma y publicado en www.tasadirecta.com, generando una nueva versión.